Para formular un proyecto se hace necesario ubicarse institucionalmente. Conocer políticas, fines institucionales, funciones enmarcadas en los lineamientos de las políticas institucionales previamente establecidas.

Se hace necesario conocer los programas existentes en la institución (Programa de Educación, Programa de Investigación, Programa de Asistencia, Programa de Administración).

Estos programas responden a un diagnóstico institucional, en los cuales se han identificado y establecido las áreas problema prioritarias para ser tratadas.

Un programa operacionaliza un plan a través de la realización de acciones tendientes a alcanzar las metas y objetivos propuestos en un período de tiempo.

Del punto de vista conceptual Programa y Proyecto son similares y a veces se usan indistintamente. Sin embargo el proyecto es el aspecto mas operativo de implementar el tratamiento para algunos problemas que ya están definidos en el programa.

Si el sistema, se trate del Departamento de Enfermería, se trate de un servicio o una unidad operativa, tienen definido claramente el o los problemas, el proyecto planifica el tratamiento.

El problema debe ser específico para poder darle tratamiento (ej.: en el área de enfermería).

La presentación de un proyecto requiere del aval de los diferentes niveles de decisión, esto significa que un proyecto puede surgir del área operativa pero debe tener la aprobación de los mandos medios o tácticos y de los niveles políticos-estratégicos.

La elaboración de un proyecto como la elaboración de un programa requiere de la participación del equipo, y esto es un principio fundamental.

Recordemos algunas definiciones de Proyecto: "Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios, determinados resultados, capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas o satisfacer una demanda. Debe tener metas y objetivos y cumplirse dentro de las limitaciones de un tiempo prefijado y con los recursos financieros también prefijados o determinados" (Ezequiel Ander Egg).

"Se entiende por proyecto una tarea innovadora, que tiene un objetivo definido, que debe ser efectuada en un cierto período, en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios, solucionando de esta manera problemas específicos o mejorando una situación existente" Zielorientierte Projekplanung-Deutch Gesellschaft fur Technische Zusammerarbit (GTZ).

"Un proyecto es un conjunto de actividades planificadas y relacionadas entre sí, que apuntan a alcanzar objetivos definidos mediante productos concretos" (Manual de Programas y Proyectos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo).

"Proyecto: un sistema de acciones limitadas en el tiempo y en el espacio dirigidas a la obtención de un resultado determinado". Metodhandboken-Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional (ASDI).

"Programa: es en términos generales un conjunto organizado, coherente que integra actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos coordinados entre sí que tienen naturaleza similar"

Como puede observarse el concepto es muy similar a programa, se diferencia en el nivel de concreción.

Cada situación problema que se afronta tiene su especificidad, tiene algo de inédito, nunca es una simple copia de otra situación, por lo tanto para resolverlo se necesita cierta creatividad.

Una vez definido el problema al cual se le quiere dar solución, se debe gestionar el proyecto.

La Gestión de Proyecto está basada en el Método de Resolución de Problemas cuyas etapas son o las podríamos resumir en cuatro fases:

• Análisis

• Toma de decisiones

• Puesta en práctica

• Evaluación

El Método de Resolución de Problemas, se podría sintentizar en :

• La etapa de Análisis hace referencia al problema, la situación presente, la meta a alcanzar y el tiempo de que se dispone

• La etapa de Toma de Decisiones consiste en definir la solución. Para eso es necesario: generar alternativas y seleccionarlas (las mas adecuadas)

• La etapa de Puesta en práctica de las Decisiones consiste en determinar la forma de llevar a la práctica las decisiones tomadas (esta etapa consiste en analizar las tareas, el método a seguir, estimar la financiación, el tiempo, los recursos necesarios, sistemas de medición a través de informes, de controles)

• La etapa de Evaluación consiste en crear indicadores de medición en cortes de evaluación en tiempos definidos (a través de informes).

Los proyectos pueden partir de la propia institución o del problema o la demanda o la necesidad, pero también se presentan a otras instituciones u organizaciones que financian proyectos.

Si los proyectos son financiados por otras organizaciones en general éstos tienen formularios específicos para su presentación. Si el proyecto es presentado por un equipo de trabajo dentro de una institución existen ciertos requisitos de presentación que no difieren mucho de los formularios.

El proyecto tiene que tener:

• Nombre o Título (no debe corresponder al problema o la solución). Tiene que aparecer de que institución surge.

• Se debe hacer referencia a si existen Antecedentes (nacionales e internacionales) que hayan abordado el tema y cuales fueron los alcances

• Debe aparecer la Fundamentación o Justificación; la fundamentación aparece de alguna manera en el diagnóstico de situación en donde se muestra el problema y la urgencia o prioridad, por lo tanto la propuesta que se expone es la solución mas adecuada. La justificación muestra la relación costo-beneficio y las transformaciones de la situación problema.

• Con respecto al Marco Institucional (organismo o equipo responsable de la ejecución) como ya se planteó el proyecto el proyecto puede elaborarse y presentarse dentro de una institución o presentarse a una institución financiadora. Es importante plantear cual es la situación jurídica y administrativa de la institución que presenta la solicitud de financiación, las políticas institucionales prioritarias, las relaciones con otras instituciones.

• La Finalidad plantea cual es el impacto que se espera lograr

• Las Metas u Objetivos Específicos establecen una medida explícita objetivamente verificable y cuantificada de los resultados dentro de un determinado período de tiempo. Deben ser realistas.

• Se deberá difundir información a nivel de técnicos y funcionarios del servicio involucrado

• Tienen que especificarse los beneficiarios es decir quienes son los destinatarios del proyecto, a quines va dirigido. Se debe precisar quienes son los beneficiarios inmediatos, directos (por la realización del proyecto) y los beneficiarios finales o indirectos (a quienes favorecerán los impactos del proyecto)

• Debe aparecer el producto definido, éste es el resultado de las actividades. Es necesario que los productos que se mencionan cumplan ciertos requisitos:

1. que su realización pueda comprobarse en tiempo y en consecución

2. que su realización sea para conseguir el objetivo

3. que estén ordenadas con una secuencia lógica

4. que sean realizados con los recursos disponibles

• Localización Física o Geográfica: se debe indicar donde se hará, que abarcará. Se debe limitar el área donde se ubicará. Esta localización puede hacerse a un doble nivel:

1. macro-localización (ubicación geográfica)

2. micro-localización (donde se desarrollará el proyecto)

• Cobertura espacial: se refiere al espacio o zona que cubrirá el proyecto en cuanto al área de influencia, lugar donde se realizará el proyecto.

• Se expondrá el calendario especificando las actividades, es decir, con que rubros se generan los productos. Es necesario realizar gráficas con la calendarización. Un ejemplo es el Cronograma de Gantt, las diferentes actividades del proyecto distribuidas en el tiempo. Hay otras gráficas mas complejas como es el PERT-CPM o de la Ruta Crítica utilizado cuando hay superposición de actividades

• En relación a la Metodología se deben presentar los instrumentos metodológicos que se van a utilizar en las diferentes actividade

• Se debe hacer referencia en el proyecto a la determinación de los recursos humanos, materiales y financieros. En relación a los recursos humanos especificar si son técnicos, administrativos, docentes, auxiliares, etc.

• En relación a los recursos materiales especificar la planta física y equipos de cada institución

• Con respecto a los recursos financieros es fundamental e imprescindible presentar el cálculo de los costos o elaboración del presupuesto. Los tres grandes rubros son: gastos, sueldos e inversiones. Los gastos son lo de funcionamiento (luz, agua, teléfono, viáticos) materiales y equipos (trasporte, mobiliario). Cuando se presenta el proyecto tiene que ir acompañado del calendario financiero en donde cada actividad debe estar discriminada en términos monetarios (cuanto cuesta)

• Se debe mostrar la estructura organizativa, el organigrama, como es la coordinación, cuales son los sistemas de evaluación, cuales son las funciones del personal, cuales son los cana

• Presentar indicadores de evaluación que permitan medir la propuesta de las metas. Los indicadores deben ser independientes, verificables, válidos, accesibles.

• En relación a la Información se presentará un Documento o Informe que muestre el producto de las actividades.

Etapas:

• Denominación del Proyecto (Nombre o Título)

• Naturaleza del proyecto:

1. Descripción del proyecto

2. Fundamentación o Justificación

3. Marco institucional

4. Finalidad del proyecto

5. Objetivos

6. Metas

7. Beneficiarios

8. Productos

9. Localización física y cobertura espacial

• Especificación operacional de las actividades y de las tareas que se van a realizar

• Metodología. Métodos y técnicas a utilizar

• Presentación del calendario de actividades

• Precisar los recursos necesarios:

• Cálculo de costos de ejecución y elaboración del presupuesto

• Administración del proyecto. Estructura organizativa

• Indicadores de evaluación del proyecto

• Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto

• Contraparte o contrapartida

• Argumentos por las que se necesita realizar un Proyecto (fundamentación)
• En que favorecerá el logro de los objetivos del Proyecto (finalidad)
• Que beneficio se espera del Proyecto en caso de que tenga éxito (objetivos)
• A quien va dirigido el Proyecto (beneficiarios directos e indirectos)
• Que debe producir el Proyecto para obtener las condiciones básicas que permitan la realización del objetivo (productos)
• Con que acciones se obtendrán los productos (actividades)
• Que recursos se necesitan para obtener el producto y alcanzar el objetivo propuesto (insumos)
• Quien ejecutará el proyecto (responsables y estructura organizativa)
• Como se ejecutará el proyecto (métodos y técnicas)
• En cuanto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario)
• Cuales son los factores externos que deben existir para garantizar el éxito del Proyecto (pre-requisitos)
• Que aportes adicionales se necesitan para permitir el alcance del Proyecto (contraparte)

---> Cobertura Espacial